Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân
1. Giới thiệu và phạm vi
Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân này (“Chính sách”) được ban hành bởi CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ FASTWORK VIỆT NAM (“FastWork”) nhằm cung cấp thông tin minh bạch về việc xử lý dữ liệu cá nhân trong quá trình cung cấp, vận hành và sử dụng nền tảng FastWork – nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp, bao gồm các nhóm giải pháp/ứng dụng như quản trị nhân sự, công việc, văn phòng số, quản trị khách hàng/bán hàng và các phân hệ khác theo gói dịch vụ mà Khách hàng lựa chọn (“Hệ thống”).
Chính sách này chỉ áp dụng đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân phát sinh trong phạm vi Hệ thống FastWork và không điều chỉnh các hoạt động thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân do Khách hàng tự thực hiện ngoài Hệ thống.
5. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân
Dữ liệu cá nhân được xử lý nhằm các mục đích sau:
- Cung cấp, vận hành, duy trì và bảo đảm khả năng hoạt động của Hệ thống;
- Thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo cấu hình của Khách hàng (quản trị nhân sự, công việc, vận hành nội bộ, khách hàng/bán hàng…);
- Quản lý tài khoản và phân quyền người dùng;
- Hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì, xử lý sự cố;
- Cải thiện, tối ưu hiệu năng hệ thống mà không làm thay đổi mục đích do Khách hàng xác định;
- Thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng/thỏa thuận và quy định pháp luật;
- Giải quyết khiếu nại, tranh chấp liên quan đến việc cung cấp Hệ thống.
FastWork không sử dụng Hệ thống để theo dõi/giám sát người dùng ngoài phạm vi nghiệp vụ do Khách hàng xác định và không sử dụng dữ liệu cá nhân cho mục đích riêng.
6. Xử lý dữ liệu bằng công nghệ (bao gồm AI) – nguyên tắc minh bạch và giới hạn
Một số tính năng của FastWork có thể sử dụng công nghệ tự động/thuật toán để hỗ trợ nghiệp vụ (ví dụ: hỗ trợ đối chiếu phục vụ chấm công/nhận diện theo mô tả của sản phẩm).
Nguyên tắc áp dụng:
- Công nghệ chỉ nhằm hỗ trợ nghiệp vụ theo cấu hình của Khách hàng;
- Không sử dụng dữ liệu trên Hệ thống cho mục đích ngoài phạm vi Khách hàng xác định;
- FastWork không sử dụng dữ liệu của Khách hàng để huấn luyện mô hình cho bên thứ ba.
7. Căn cứ pháp lý xử lý dữ liệu cá nhân
- Việc xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện trên cơ sở một hoặc nhiều căn cứ sau:
- Cần thiết để thực hiện hợp đồng/thỏa thuận giữa FastWork và Khách hàng;
- Theo chỉ dẫn hợp pháp của Bên kiểm soát dữ liệu;
- Sự đồng ý hợp pháp của Chủ thể dữ liệu (trong trường hợp pháp luật yêu cầu);
- Nghĩa vụ pháp lý theo quy định pháp luật.
8. Thời gian lưu trữ và xóa dữ liệu
Dữ liệu cá nhân được lưu trữ trong thời gian cần thiết để đáp ứng mục đích xử lý và thực hiện hợp đồng/thỏa thuận giữa FastWork và Khách hàng.
Khi hợp đồng chấm dứt hoặc theo yêu cầu hợp lệ của Khách hàng, FastWork thực hiện việc xóa, hủy hoặc ẩn danh dữ liệu theo thỏa thuận và quy định pháp luật, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
9. Chia sẻ và chuyển giao dữ liệu cá nhân
Dữ liệu cá nhân chỉ được chia sẻ trong các trường hợp:
- Theo chỉ định/ủy quyền hợp pháp của Khách hàng;
- Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.
10. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài
Trong trường hợp dữ liệu cá nhân được lưu trữ hoặc xử lý trên hệ thống đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam, việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài được thực hiện theo chỉ định hợp pháp của Khách hàng và phù hợp với quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
11. Biện pháp bảo mật
FastWork áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm:
- Phân quyền truy cập theo vai trò/chức năng;
- Kiểm soát truy cập và ghi nhận hoạt động hệ thống;
- Áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật cần thiết đối với dữ liệu trong quá trình lưu trữ, truyền tải và xử lý;
- Phòng ngừa và ứng phó sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân;
- Đào tạo, nâng cao nhận thức cho nhân sự có liên quan.
12. Quyền của Chủ thể dữ liệu và cơ chế thực hiện
Chủ thể dữ liệu có các quyền theo quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Việc thực hiện các quyền này được thực hiện thông qua Khách hàng là Bên kiểm soát dữ liệu. FastWork phối hợp hỗ trợ về mặt kỹ thuật trong phạm vi vai trò Bên xử lý dữ liệu và theo hợp đồng/thỏa thuận với Khách hàng.
13. Thông tin liên hệ
Mọi yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ FASTWORK VIỆT NAM
Trụ sở chính: Khu văn phòng Tầng 3, Tòa CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, Đường Phạm Văn Đồng, Phường Đông Ngạc, TP. Hà Nội, Việt Nam
Email: [email protected]
Hotline: 0983.089.715
14. Hiệu lực và cập nhật
Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày công bố và được áp dụng trong suốt quá trình cung cấp Hệ thống FastWork. FastWork có quyền cập nhật Chính sách khi cần thiết để phù hợp với quy định pháp luật và hoạt động thực tế của Hệ thống.